Sono interessate anche le parrocchie. Ecco cosa devono fare

La fattura elettronica è un documento informatico in formato strutturato (Xml) trasmesso per via telematica al Sistema di interscambio (SdI), un sistema informatico, gestito dell’Agenzia delle Entrate. La sigla Xml sta per linguaggio marcatore basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo.

Dal 2015 la fattura elettronica è obbligatoria per i rapporti commerciali tra aziende private e la pubblica amministrazione. Dal prossimo 1° gennaio 2019, sarà invece obbligatoria per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati titolari di partita Iva, comunemente noto come B2B (business to business), e verso i consumatori finali, noto come B2C (business to consumer). In pratica per tutti.

Le nuove disposizioni non si applicano ai soggetti in regime forfettario e quelli in regime dei minimi. Per questi c’è l’esonero dall’emissione della fattura elettronica, tranne nei casi di prestazioni alla pubblica amministrazione.

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite un software di fatturazione o gestionale. La procedura: compilare la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in Pdf per inviarla via e-mail, generare il file fattura nel formato Xml e inoltrarla all’Agenzia delle Entrate nel sistema di interscambio.

Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: penna, macchina per scrivere o tramite computer, usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata veniva spedita al cliente via posta o e-mail e c’era l’obbligo di conservare il documento per almeno 10 anni.

Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica viene compilata, firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.

Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite lo SdI che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche, una specie di postino e allo stesso tempo un verificatore che controlla che il formato e dati del documento siano corretti. Poi non resterà che importare la fattura elettronica nel proprio software per registrarla. Ci sarà sicuramente un periodo, si parla di 6 mesi, dove le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”.

Gli uffici della Pubblica amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura. Il consumatore finale, ognuno di noi, sarà identificato dal Codice fiscale e lo SdI depositerà la fattura nel nostro cassetto fiscale presso l’Agenzia delle Entrate. Il consumatore, a meno che non rinunci espressamente, deve ricevere una copia cartacea (o Pdf) della fattura (“copia di cortesia”).

Per i destinatari detti B2B, cioè impresa su impresa, le strade di invio sono due. O tramite pec, posta elettronica certificata, oppure codice destinatario. Quest’ultimo è un codice di 7 cifre e va chiesto l’accreditamento al sistema di interscambio (SdI). Solitamente questo servizio viene offerto da una software-house (società che produce programmi per computer) collegata al gestore del programma di contabilità. Ne stanno sorgendo come funghi e ovviamente è un servizio a pagamento.

Fin qui le informazioni di carattere generale. Ma alla fatturazione elettronica sono interessate anche le parrocchie. Vediamo cosa devono fare.

Sono necessari alcuni distinguo e probabilmente anche, nelle prossime settimane, degli aggiornamenti. Ad oggi questo è il percorso possibile.

Le parrocchie che non hanno la partita Iva, ma solo il codice fiscale, non devono fare niente. Continueranno a ricevere le fatture cartacee o in pdf nel formato tradizionale detto “copia di cortesia”, essendo considerate alla stregua di un consumatore finale. La corrispondente fattura elettronica sarà depositata dallo SdI nel cassetto fiscale e lì resterà. Chi vuole dotarsi di una pec lo può fare e la deve comunicare a tutti i fornitori. Questo passaggio lo potrà sempre fare più avanti, a meno che la pec non la debba utilizzare per altre cose, tipo la sagra. Nel caso che al fornitore si comunichi la pec e si rinunci espressamente alla copia cartacea, questo non ha più l’obbligo di inviare anche la copia di cortesia.

La parrocchia che invece ha ad esempio una scuola materna e quindi oltre al codice fiscale ha anche la partita Iva, dovrà contattare lo studio che gestisce la sua contabilità. La parte della parrocchia, comunemente chiamata istituzionale, cioè quella che utilizza solo il codice fiscale, può essere lasciata fuori e gestita richiedendo la fattura cartacea. Inoltre, si può comunicare ai fornitori una pec, oppure, è la cosa migliore, chiedere allo studio che gestisce la contabilità che fa riferimento alla partita Iva (scuola materna) di gestire anche la ricezione delle fatture che sono riferite all’attività della parrocchia. In questi casi ci deve essere un controllo riguardo lo smistamento delle fatture tra parrocchia-istituzione e parrocchia-scuola per evitare errori di comunicazione che andrebbero a contabilizzare o meno un determinato costo.

Per tutti gli altri enti ecclesiastici o fondazioni dove la gestione è più complessa e dove ci sono anche più divisioni, si consiglia di affidarsi ad una software-house collegata alla contabilità che fornirà un codice destinatario. Si consiglia di tenere separata l’attività istituzione che può essere gestita con una posta elettronica certificata (pec). Comunque anche per gli enti complessi formati da più divisioni c’è sempre la possibilità di aprire una casella di posta elettronica certificata (pec) per ogni divisione senza passare per una software-house e quindi un codice destinatario.

Sergio Criveller